Event — management . А как у вас?

Управляющий партнер компании Adstars Александр Кабеев отвечает на вопросы про организацию мероприятий.
^DE7BA0000595827765AA8323524B94351E5819E24B67609A39^pimgpsh_fullsize_distr

В чем суть event-менеджмента?

Из чего состоит мероприятие? Площадка, декорирование, программа, питание.
Дальше детали. Сервис по приглашению и сопровождению гостей подбор площадок, наём персонала, сценарий развлекательной программы, подбор артистов, полиграфия, фото-видео производство, PR и digital-поддержка.

Для проведения мероприятия нужно чтобы кто-то сформулировал и довел до исполнителей множество деталей, соединил все задачи вместе и контролировал процесс. На всё нужны ресурсы: временные, человеческие, материальные, финансовые.
Перераспределение этих ресурсов внутри или вне организации, непосредственную работу по организации мероприятий можно назвать event-менеджментом.

C чего начинается мероприятие для вашей компании?

Начало у всех примерно одно — запрос заказчика. Чтобы быть адекватным этому запросу, мы просим о личной встрече с человеком принимающим решение по проекту. После этого делаем предложение.
Насколько это предложение развернуто, определено конкретным проектом и задачей. Ведь мероприятия очень разные: деловые, презентационные, развлекательные, спортивные, образовательные, выездные, детские.

Зачем встречаться, ведь в задании на мероприятие все написано?
Получаемые брифы отражают лишь общие задачи клиента. По каждой из низ десятки, если не сотни возможностей. Угадывать чужие пристрастия не очень интересно. Тем более, что задачу ставит один, проверяет другой, а решение принимает третий, или «группа лиц по предварительному сговору».


Сколько времени уходит на подготовку предложения?

Обычно на подготовку предложения уходит от трех дней до двух недель в зависимости от проекта, степени детализации и загрузки команды.
Площадка подсказывает концепцию, концепция – декорации, те свет, они в свою очередь влияют на артистов, на финальный бюджет. Многое зависит от опыта и фантазии людей, участвующих в подготовке. Сгенерированные идеи должны быть материальны. Чтобы понять это требуется время и точные расчеты. Так что несмотря на креативный компонент, это такой же бизнес как и все остальные.
Но могут быть и готовые концепции.

Кто участвует в разработке предложений?

Обычно это креативный директор, режиссер, дизайнер, продюсер мероприятия и продакшн (один или несколько человек).

Каждое мероприятие уникально?

Когда мозги команды заняты подготовкой к проекту, нам интересно все: где стоит хостес, как она выглядит, во что одета, кто сошьет платье, где стоит осветительный прибор, как мы отмечаем пришедших гостей? На бумаге эту эмпатию не передать — «темноволосая хостес в сшитом по спецзаказу платье стоит под софитом с айпадом, в котором есть гостевая база данных». На мероприятии это выглядит само собой разумеющимся: «Ну, девушка, в платье, с айпадом, а как может быть иначе?».
На презентации небоскреба «Око» был момент появления самого объекта. В кульминации с большого окна павильона, где проходило мероприятие, слетело покрытие. Раз, и 400 квадратных метров полотна куда-то исчезли. Восторг. Некоторые гости этому значение не придали, их 3d экскурсия впечатлила больше. Но подобные экскурсии я лично уже видел, трюк с полотном, на мой взгляд, обладал большей уникальностью.
Событие уникально тем, что происходит «здесь и сейчас», в остальном есть привычные форматы, которые тяжело менять, несмотря на частое пожелание заказчика сделать что-то необычное. Новогодняя вечеринка в байк-клубе — привлекательна возможностью окунутся в другую субкультуру, но это довольно тонкий лед. Женщинам компании не одеть новые платья и украшения, речи директора смотрятся неуместно, грубая пища, крепкий алкоголь. Этого нельзя не учитывать. Уникальность мероприятию придают детали – оформление, шоу, свет, звук, атмосфера, создаваемая самими гостями.

Звезды на мероприятии нужны?

Разумеется, известные ведущие и гости – знак качества мероприятия, как звездочки на коньяке. Чем их больше – тем оно значительнее. Для медийных персон преставление себя на публике – ежедневная работа поэтому иметь в зале несколько идеальных, всем знакомых персон безусловно поднятие авторитета.

Заграничные артисты и отечественные?

Пригласить топовую иностранную звезду может позволить себе далеко не каждая компания. Гастролирующие артисты, собирают большие площадки, что разумеется отражается на гонорарах. К примеру, DJ Tiesto зарабатывает больше $50 млн в год.
В части сравнимости бюджета, основная масса корпоративных мероприятий может позволить себе лишь хорошо выдержанных ретро-звезд. Второй вопрос – форматный. Стоит открыть список победителей и номинантов последних Грэмми, чтобы понять, мы мало кого знаем из современных зарубежных исполнителей, тем более их репертуар. Поэтому убедить даже самых передовых боссов пригласить на вечеринку незнакомого, как им кажется никому, исполнителя, задача не из легких.
Выступления Кристины Агилеры и Билли Айдола на российских презентациях. Они мировые знаменитости, но восторга зала не снискали, их даже не все узнали. Хотя есть примеры и менее дорогих иностранных артистов, появление которых вызывало почти фурор. Например, «Тито и Тарантула». Это их трек звучал в культовом фильме «От заката до рассвета».
В общем, отечественные, хотя выбор, как оказывается, невелик. Но будьте уверены, что они расставлены чьей-то невидимой рукой в матрицу возможных аудиторий и их финансовых возможностей.

Что же создает атмосферу?

«Целое больше суммы его частей». Сложно переоценить любой компонент.
Организация мероприятий – совместный труд по созданию этой атмосферы из разноцветной мозаики возможностей.
Но секретный рецепт все же есть.

Какой?

Лучший праздник, тот, что внутри

Александр Кабеев.
В качестве продюсера принимал участие в разработке и реализации event-проектов для Мегафон, МТС, Xerox, Mercedes Benz, General Motors, Daikin, DHL, TNT, Новатэк, Yamaha, Ricoh.

Отправить заявку
На проведение мероприятия