Организация корпоративных вечеринок

Памятка для организаторов новогоднего мероприятия.

Итак, вам предстоит организовать корпоративную вечеринку. Например, новогоднюю.

«Готовь сани летом».

Когда начинать подготовку?

Большие компании начинают готовиться к новогоднему мероприятию примерно с мая. Пишутся брифы, начинается поиск организаторов.

Определяется количество человек и дата мероприятия и общие очертания формата. Подмосковный дом отдыха, ресторан в центре Москвы, историческое здание, болл-рум отеля разные по сути и лучше обозначить сразу несколько возможных дат, чтобы оставить себе поле для маневра.

Напомним, что на большинстве площадок начиная с середины декабря действуют повышенные расценки на аренду площадки. Скорее всего повышение цен коснется также аренды звукового и светового оборудования. Не исключено, что к общему ажиотажу примкнут выбранные вами исполнители и ведущие.

Многие компании в целях экономии переносят проведение новогодних корпоративов на первую декаду декабря или на вторую половину января.

Отметим этот вариант для страждущих получить побольше, но подешевле.

Традиционно, поступают так. После первой презентации агентств и предполагаемых площадок, заказчики сужают круг возможных мест для проведения мероприятия и предварительно бронируют даты. Не стоит забывать, что при проведении больших мероприятий, потребуется время на монтаж и демонтаж конструкций, света-звука.

Вместе с этим продолжается проработка концепций и бюджетов.

К сожалению, бюджетирование для некоторых площадок и согласование дат может тянуться довольно продолжительное время.

Некоторые статусные полугосударственные площадки, например, «Манеж», не смогут подтвердить точных дат и сумм аренды – на предброни всегда стоят приближенные компании, дружественные холдинги, которые деньгами не перекупить. Другие — «Форум холл», Рсэдиссон Украина, Сафиса напротив будут рады обсудить все аспекты мероприятия, но возможно, придется поторопиться с внесением депозита для бронирования даты. Обычно, event-агентства оказывая услуги под ключ, могут некоторое время держать бронь на безденежной основе. Однако всегда есть вероятность, что другой клиент подтвердит свои намерения звонкой монетой и все придется повторить. Это зона риска обеих сторон. Организатор, не имея контракта на руках вряд ли будет бронировать конкретную площадку. Заказчик не выбравший исполнителя и место также находится в плену обстоятельств.

Маска, маска, я вас знаю.

Концепция мероприятия

Предполагаемые организаторы мероприятия, выбираемые заказчиком по рекомендации, личному знакомству, в результате тендерных процедур должны предложить концепцию наполнения мероприятия.

Условно, все концепции можно разделить на несколько основных направлений.

С участием сотрудников компании в развлекательной программе или без такого.

Концепции могут базироваться на оригинальной идее, разработанной исключительно для данной компании, её текущему запросу и позиционированию. Или в качестве основы лежит знакомый формат с привязкой к региону (бразильская, индийская, тайская вечеринка), телевизионным программам — КВН, «Битва хоров», «Танцы со звездами», знаковым кинофильмам «Карнавальная ночь», литературному первоисточнику «12 стульев», «Алиса в Зазеркалье», церемонии награждения «Оскар», «Товар года».

Это может быть микс из всех компонентов, воплощенный в целостное театрализованное представление.

Наиболее интересными представляется оригинальные разработки, разработанные с учетом специфики компании. «20 лет – полет нормальный» — хороший пример такой концепции для вечеринки с приглашением партнеров. Детали и оформление подчеркивали высокий уровень «полета» компаний, надежность управления и бережное отношение к клиентам.

Концепции могут включать в себя просто концертную программу конкретных исполнителей или выступление DJ.

Обычно концепции представляются в общем виде, без сверхдетальной проработки. Однако требовательность корпораций оставляет мало шансов для победы таким предложениям.

У заказчика должна быть уверенность, что организатор не только придумал творческую основу мероприятия, но и представляет как она может выглядеть при реализации в конкретном пространстве, какие потребуются декорации, реквизит. Имена конкретных режиссеров, портфолио подобных мероприятий – дополнительная гарантия, что все пройдет хорошо.

Требования рынка – детально проработанные предложения.

Бесплатная подготовка тендерных заданий – серьезная работа для агентств, занимающихся этим бизнесом. Не удивительно, что агентства интересует прозрачность тендерных процедур, лица, принимающие решения по проекту. Наша компания внимательно изучает предложения об участии в тендерах, но принимает участие далеко не в каждом. Ведь даже великий Александр Македонский выигрывал не все сражения подряд, а только те, в которых участвовал.

Весь мир театр и люди в нем актеры.

Декорации / Звук / Свет

Сложно переоценить влияние декораций на сцене или убранства зала. Проекционные панели, игра света, тематическое оформление с использованием театральных приемов и форм – все это придает мероприятию особую, ни с чем не сравнимую атмосферу.

Даже если сама постановка не предусматривает декораций — витрина вечера – фотозона. Это как свадебная арка, именно на фоне её будут фотографироваться гости.

В вопросах светового и звукового обеспечения площадки, вы можете столкнуться с фактом безальтернативного выбора поставщика, рекомендуемого площадкой. Точнее дополнительного сбора за вашего поставщика. С этим лучше смириться, при серьезном оформлении больших пространств, сбор скорее всего съест возможную экономию.

Некоторые площадки уже могут быть декорированы, что не позволит вам воплотить собственную концепцию или потребует дополнительных монтажей — демонтажей.

Кушать подано! Садитесь жрать пожалуйста.

Питание.

Каждая площадка имеет несколько видов меню на разные кошельки и вкус. Выбор конкретного меню, выхода в граммах – работа, требующая определенного опыта и беспримерной ответственности. Одно дело – тест-меню, когда всего немного и каждое блюдо шедевр. Когда же все ваши гости садятся за столы, находясь в разной степени голода и обладая собственным гастрономическими пристрастиями, и начинают есть, возникает определенное беспокойство. Все ли блюда выбраны правильно, верно ли рассчитан алкогольный гандикап между непьющими и упекающимися. Рецепт только один – планомерная работа с кетеринговой службой или компанией по выбору и выходу блюд.

Привозной алкоголь по-прежнему популярен практически у всех категорий компаний. Не стоит пренебрегать возможностью сэкономить.

Театрализованное представление

Новатэк

Театрализованное представление, для партнеров и топ-менеджмента, посвященное 20-ти летию компании.
В программе музыкальный спектакль, выступление звезд российской эстрады.

Праздники

DHL. Организация корпоративной вечеринки в клубном формате.

^DE7BA0000595827765AA8323524B94351E5819E24B67609A39^pimgpsh_fullsize_distrДля проведения новогоднего мероприятия для 1600 человек мы предложили концепцию ночного клуба со всеми его атрибутами. Светом, мощным звуком, известным DJ, go-go girls. Мероприятие началось в 23 часа и закончилось в 6 утра.


10 советов по проведению крупных корпоративов.

1. Расставьте приоритеты: питание, площадка, программа. Позволить себе все три компонента по пятизвездочному разряду для такого количества гостей могут позволить лишь считанные единицы компаний. На чем-то придется экономить.
2. Начинайте рекламу вечеринки за два месяца. Обязательно ведите список «проданных» билетов. Это поможет скорректировать количество еды. Читать дальше

Оставить заявку

Ваше имя *

Ваш телефон *

Мероприятие *

Комментарий

×
Заказать звонок

Имя *

Телефон *

×
Отправить заявку
На проведение мероприятия