Организация и проведение выездных мероприятий

Компания Adstars предлагает организацию выездных мероприятий в России и за рубежом. За годы работы мы вместе с нашими клиентами научились правильно понимать посыл мероприятий и делать так, чтобы наше предложение действительно отвечало актуальным задачам заказчиков, не являясь лишь набором технических опций.

Formula Ricoh в Баку

Королевские гонки – так называют Формулу 1. Все по-королевски дорого. Стоимость гоночного болида под миллион долларов. За один заезд гонщик сжигает резину на $35 000. За право проведение этапа Формулы- 1 страны платят примерно $25-30 млн. Это не считая построенного трека за $250 млн. Есть этапы, проходяшие проходят прямо по улицам города, Баку, Монте-Карло. Для этого вдоль дорог стаят большие бетонные ограждения, которые снаружи охраняют тысячи военнослужащих – так что даже заглянуть одним глазком на проносящиеся болиды не представляется возможным. Билеты внутрь зоны стоят от $250. В дни гонок в город приезжает около миллиона туристов, сотрудников команд, журналистов, зрителей.
Для миллионного Баку, где проводила свою дилерскую конференцию компания Rcioh, это двухкратное увеличение инфраструктурной нагрузки. Нет свободных ресторанов, такси, экранов, микрофонов. Но мы, как всегда справились, показав своим заказчикам лучшие места города, оранизовав деловую и развлекательную программу и конечно, посещение Гонки! Деловая часть конференции прошла в сердце Старого Баку, Дворце Ширваншахов (до Ricoh этого не делал никто). Уютный ресторан Sahil на набережной принимал гала-ужин. Городской квест помог получше узнать Старый город. С VIP-трибун гости наслаждались зрелищем – проносящимися на огромной скорости болидами с тысячей лошадиных сил в моторном отсеке.

Дилерская конференция Ricoh-Bridges

«Наводим мосты» – рефрен дилерской конференции Ricoh, состоявшейся в Крыму. Тема мостов, как образное обозначение связей и тесных контактов, обыгрывалась во время всего мероприятия – на специальном сайте для регистрации, промо и рекламных материалах, сувенирной продукции, тимбилдинге. Насыщенная деловая и экскурсионная программа, пышное вечернее представление, яхтенная регата вдохнули в гостей радости и оптимизма. Морской воздух и хорошая погода придали дополнительной радости.
При проведении выездных мероприятий необходимо отдельно остановиться на обсуждении количества сопровождающего персонала от исполнителя, его технической и бытовой оснащенности, необходимости предварительной инспекционной поездки.

Opel Sports tour

Короткий и полный эмоций как спуск с вулкана Этна на параплане – таким запомнят журналисты автомобильных изданий пресс-тур автомобилей Opel Astra и Opel Insignia на итальянском острове Сицилия. Адреналиновый впрыск от parapendio (так по-итальянски, параплан) менялся на умиротворенное coocking – show. Руины древних храмов спорили за места в списке мест, которые стоит посетить с бесчисленными пасторальными пейзажами, вечно живой Этной, захватывающими горными дорогами. И все это на прекрасных автомобилях Opel Astra и Opel Insignia.

Yamaha dealers total test drive

Дилерская бизнес-конференция в Конаково Ривер Клаб, с привлечением прессы, в ходе которой более 200 участников мероприятия смогли оценить новые возможности модели снегохода Yamaha VK 540. Событие сопровождалось масштабным тест-драйвом, где приехавшие со всей страны дилеры испытывали старый и конструировали новый Viking.

Рыболовный турнир Yamaha в Астрахани

RRS_2414
В России немало мест, где можно организовать хорошую рыбалку. Астраханские раскаты несомненно в топе. Именно там компания Yamaha решила провести финал собственного рыболовного турнира, начатого онлайн. Турнир охватил всю Россию, к финалу же остались самые удачливые из рыбаков страны. Среди удачливых искали самого-самого. Три дня продолжался конкурс с профессиональным судейством, строгими правилами к способам и видам добычи. Финалист кроме улова и хорошего настроения увез домой главный приз – лодочный мотор Yamaha.
Выездные мероприятия – демонстрация активности компании, ее готовность продвигать свои идеи не только в собственном офисе, но и в любой другой точке нахождения аудитории. Под категорию корпоративных выездных мероприятий попадает любая корпоративная активность, проводимая в другом городе или стране, имеющая целью продвижение ее товаров, услуг, персонала. Выездные мероприятия – демонстрация активности компании, ее готовность продвигать свои идеи не только в собственном офисе, но и в любой другой точке нахождения аудитории.

Виды выездных мероприятий

  • Конференции
  • Выставки
  • Roadshow
  • Тест-драйвы
  • Пресс-туры
  • Тренинги / Тимбилдинги
  • Бизнес-игры
  • Поощрительные поездки (insentive-туры)
  • Туры по обмену опытом
  • Развлекательные выезды
  • Спортивные мероприятия
Основными заказчиками выездных мероприятий являются отделы продаж, маркетинга и персонала, реже – топ-менеджмент.

Цели и задачи корпоративных выездов

Отделы персонала или маркетинга имеют разные цели проведения мероприятий.

Решения для маркетинга и продаж

Комплекс маркетинговых целей выездного мероприятия базируется на донесении информации о продукте или услуге до новой аудитории или повышении лояльности существующей. В основе концепций маркетинговых выездов – точная фокусировка на аудитории и продвигаемом контенте. Формат мероприятия определяется в зависимости от продукта, сроков, аудитории (B2B или B2C), бюджета. Измеряется по показателям ROI (return of investments).

Конференции

Сессионно-презентационный формат мероприятия с организованным питанием, экскурсионной и развлекательной программой. Основной вопрос выездных конференций – сбор релевантной аудитории и максимально впечатляющий контент, создание которого требует от организаторов широкого кругозора, креатива и воодушевления.

Выставочная деятельность

Строительство выставочных павильонов в рамках уже организованных выставок, конференций и программа сопровождения этого выставочного стенда (приглашение гостей, активности на стенде).

Roadshow

Термин «roadshow» изначально употреблялся для обозначения деятельности по поиску потенциальных инвесторов компаний, намеревающихся провести размещение акций. Современное прочтение roadshow – мероприятия, проводимые в нескольких городах, в которых компании организовывают событие «с чистого листа», включая строительство павильонов, приглашение гостей, презентации продвигаемого контента. Формы roadshow для привлечения внимания аудитории различны для разных продуктов и аудиторий – от концертных туров в поддержку напитков до серии цикловых совещаний в отелях.

Тест-драйвы

Автомобильные компании активно используют тест-драйвы для демонстрации преимуществ своей продукции. Тест-драйвы могут быть однодневными ознакомительными поездками и проводиться на специальных площадках. Или многодневными пробегами с тщательно проработанным маршрутом, идеей, техническим и PR-сопровождением.

Пресс-туры

Для привлечения внимания к товару со стороны журналистов и блогеров устраиваются пресс-туры, во время которых журналистам показывается офис, производство, лаборатория или другое знаковое место компании. Пресс-тур может быть географически не привязан к офисам компании в другой стране или городе. В этом случае формат пресс-тура больше попадает под категорию «маркетинг впечатлений», где акцент делается именно на незабываемой программе мероприятия с использованием или присутствием продвигаемого товара.

Поощрительные поездки

Инсентив-туры – подарок партнерам или сотрудникам в форме увлекательной, насыщенной активностями поездки. В зависимости от категорий, количества и статуса гостей, программа инсентив-тура может включать в себя как коллективное посещение Octoberfest, так и эксклюзивную поездку на спорткарах с посещением знаковых мест региона.  

Решения для HR

Цель мероприятий для HR – передача накопленного опыта, построение работоспособных команд, поощрение лучших сотрудников.

Туры по обмену опытом

В рамках этих выездных мероприятий группа посещает заранее согласованные компании и мероприятия соответствующего профиля с целью обмена информацией. Формат горячо любим государственными служащими всех рангов.

Тренинги / Тимбилдинги

Выездные тренинги – идеальный способ для интенсивной передачи сотрудникам новых знаний и налаживания неформальных отношений в коллективе, повышения командного духа.

Бизнес-игры

Формат бизнес-игр применяется в случаях, когда аудитории требуется посмотреть на себя и работу компании со стороны, чтобы в игровой форме выявить проблемные места и сподвигнуть аудиторию на выработку оптимальных решений. Основное внимание в таких проектах уделяется изучению задач, которые должны быть обсуждены в процессе бизнес-игры и выбора способов решений.

Развлекательные выезды

В эту категорию попадают мероприятия, цель которых – подарить положительные эмоции персоналу, дать возможность просто хорошо отдохнуть и набраться новых впечатлений.

Спортивные мероприятия

Турниры по футболу, волейболу, баскетболу, корпоративные спартакиады – излюбленный формат ивентов компаний, где топ-менеджмент вовлечен в спорт. Заряд адреналина от физической активности и хорошее настроение – неизменный спутник подобных мероприятий. Каким бы не планировалось ваше выездное мероприятие, наша задача – сделать его максимально привлекательным для гостей и полезным для компании. Услуги компании Adstars при работе с выездными корпоративными мероприятиями:
  1. Разработка концепции события
  2. Подбор локаций для проведения
  3. Разработка фирменного стиля и дизайна мероприятия, адаптация дизайна под необходимые форматы
  4. Разработка и производство сувенирной, полиграфической и промо-продукции
  5. Брендинг площадки
  6. Производство веб-сайта мероприятия
  7. Производство мобильного приложения
  8. Бронирование отеля / площадки, размещение гостей
  9. Бронирование и покупка билетов
  10. Визовая поддержка
  11. Организация колл-центра мероприятия
  12. Транспорт для гостей и грузов
  13. Страховка гостей, оборудования, мероприятия
  14. Подбор персонала на площадку (хостесс, переводчики, бизнес-тренеры)
  15. Подбор артистов для развлекательной программы
  16. Организация зон активностей
  17. Звуковое и световое сопровождение
  18. Фото и видеосъемка

Стоимость выездного мероприятия

Перелет, проживание, питание.

Очевидно, что от масштаба мероприятия и количества гостей, которых нужно переместить, расселить и накормить, зависят расходы на перелет и расселение (travel и accommodation costs). Задача компании Adstars – предложить удачные площадки по соотношению даты/цены/качества, варианты перелета или переезда, меню, чтобы получить большее за меньшие деньги.

Организация программы.

В зависимости от выбранной концепции и вида мероприятия, организация деловой и развлекательной программы потребует разных средств. Приглашение топовых спикеров для бизнес-конференции или выступление локальной кавер-группы? Тест-драйв тяжелых грузовиков в угольном разрезе Урала или тимбилдинг в Подмосковье? Детально заполненный бриф поможет ответить на вопрос о стоимости таких решений.

Техническое обеспечение мероприятия.

В зависимости от типа проекта и его задач, техническое воплощение задуманных идей может стать основным предметом переговоров между заказчиком и агентством. Выездная концертная площадка для roadshow или аренда инвентаря для игры в бадминтон – разномасштабные задачи, требующие разных ресурсов и компетенций сотрудников.

Персонал агентства.

Количество, необходимость в специальных знаниях или навыках, перемещение, проживание и размещение или подбор временного персонала на местах традиционно ложатся на плечи организаторов. От команды проекта во многом зависит успех организации и проведения всего выездного корпоративного мероприятия.

Наши преимущества

  • Глубокая вовлеченность в проекты заказчиков
  • Компетенции в проведении разноплановых мероприятий
  • Множество российских и зарубежных партнеров
  • Портфолио успешных проектов

Как заказать услугу

Проведение мероприятий – ежедневная деятельность нашей компании. Это означает, что мы можем предложить идеи и взять на себя организацию вашего выездного события. Работа с нами начинается с брифа, в котором описаны задачи мероприятия. Мы готовы сделать вам впечатляющее предложение и организовать незабываемый ивент независимо от масштаба события. Оцените наш креативный потенциал и подход прямо сейчас.
Оставьте заявку на расчёт стоимости

    Оставить заявку

      Ваше имя *

      Ваш телефон *

      Мероприятие *

      Комментарий

      [recaptcha]

      ×
      Заказать звонок

        Имя *

        Телефон *

        [recaptcha]

        ×

          Отправить заявку
          На проведение мероприятия