Организация и проведение выездных мероприятий

Выездные мероприятия

Свои среди чужих.

Выездные клиентские мероприятия – захватывающие дух приключения организаторов, которые подобно разведчиками быстро ориентируются в новой среде, контролируют вокзалы, аэропороты, связь, отели и места нахождения нужных людей.

Заказчикам остается выгрузить десант на подготовленную территорию для полного завершения операции.

Компания Adstars предлагает организацию выездных мероприятий в России и за рубежом. За годы работы мы вместе с нашими клиентами научились правильно понимать посыл мероприятий и делать так, чтобы наше предложение действительно отвечало актуальным задачам заказчиков, не являясь лишь набором технических опций.

Выездные мероприятия – демонстрация активности компании, ее готовность продвигать свои идеи не только в собственном офисе, но и в любой другой точке нахождения аудитории.

Под категорию корпоративных выездных мероприятий попадает любая корпоративная активность, проводимая в другом городе или стране, имеющая целью продвижение ее товаров, услуг, персонала.

Виды выездных мероприятий

Основными заказчиками выездных мероприятий являются отделы продаж, маркетинга и персонала, реже – топ-менеджмент.

Цели и задачи корпоративных выездов

Отделы персонала или маркетинга имеют разные цели проведения мероприятий.

Решения для маркетинга и продаж

Комплекс маркетинговых целей выездного мероприятия базируется на донесении информации о продукте или услуге до новой аудитории или повышении лояльности существующей. В основе концепций маркетинговых выездов – точная фокусировка на аудитории и продвигаемом контенте. Формат мероприятия определяется в зависимости от продукта, сроков, аудитории (B2B или B2C), бюджета. Измеряется по показателям ROI (return of investments).

Конференции

Сессионно-презентационный формат мероприятия с организованным питанием, экскурсионной и развлекательной программой. Основной вопрос выездных конференций – сбор релевантной аудитории и максимально впечатляющий контент, создание которого требует от организаторов широкого кругозора, креатива и воодушевления.

Выставочная деятельность

Строительство выставочных павильонов в рамках уже организованных выставок, конференций и программа сопровождения этого выставочного стенда (приглашение гостей, активности на стенде).

Roadshow

Термин «roadshow» изначально употреблялся для обозначения деятельности по поиску потенциальных инвесторов компаний, намеревающихся провести размещение акций.

Современное прочтение roadshow – мероприятия, проводимые в нескольких городах, в которых компании организовывают событие «с чистого листа», включая строительство павильонов, приглашение гостей, презентации продвигаемого контента.

Формы roadshow для привлечения внимания аудитории различны для разных продуктов и аудиторий – от концертных туров в поддержку напитков до серии цикловых совещаний в отелях.

Тест-драйвы

Автомобильные компании активно используют тест-драйвы для демонстрации преимуществ своей продукции. Тест-драйвы могут быть однодневными ознакомительными поездками и проводиться на специальных площадках. Или многодневными пробегами с тщательно проработанным маршрутом, идеей, техническим и PR-сопровождением.

Пресс-туры

Для привлечения внимания к товару со стороны журналистов и блогеров устраиваются пресс-туры, во время которых журналистам показывается офис, производство, лаборатория или другое знаковое место компании. Пресс-тур может быть географически не привязан к офисам компании в другой стране или городе. В этом случае формат пресс-тура больше попадает под категорию «маркетинг впечатлений», где акцент делается именно на незабываемой программе мероприятия с использованием или присутствием продвигаемого товара.

Поощрительные поездки

Инсентив-туры – подарок партнерам или сотрудникам в форме увлекательной, насыщенной активностями поездки. В зависимости от категорий, количества и статуса гостей, программа инсентив-тура может включать в себя как коллективное посещение Octoberfest, так и эксклюзивную поездку на спорткарах с посещением знаковых мест региона.

Yamaha dealers total test drive

Дилерская бизнес-конференция в Конаково Ривер Клаб, с привлечением прессы, в ходе которой более 200 участников мероприятия смогли оценить новые возможности модели снегохода Yamaha VK 540.
Событие сопровождалось масштабным тест-драйвом, где приехавшие со всей страны дилеры испытывали старый и конструировали новый Viking.

Рыболовный турнир Yamaha

RRS_2414В первые, необычайно теплые дни октября, в Астрахани проходил Рыболовный турнир Yamaha. На протяжении трех дней победители интернет-конкурса боролись за главный приз – мотор Yamaha F 15 C.

Решения для HR

Цель мероприятий для HR – передача накопленного опыта, построение работоспособных команд, поощрение лучших сотрудников.

Туры по обмену опытом

В рамках этих выездных мероприятий группа посещает заранее согласованные компании и мероприятия соответствующего профиля с целью обмена информацией. Формат горячо любим государственными служащими всех рангов.

Тренинги / Тимбилдинги

Выездные тренинги – идеальный способ для интенсивной передачи сотрудникам новых знаний и налаживания неформальных отношений в коллективе, повышения командного духа.

Бизнес-игры

Формат бизнес-игр применяется в случаях, когда аудитории требуется посмотреть на себя и работу компании со стороны, чтобы в игровой форме выявить проблемные места и сподвигнуть аудиторию на выработку оптимальных решений. Основное внимание в таких проектах уделяется изучению задач, которые должны быть обсуждены в процессе бизнес-игры и выбора способов решений.

Развлекательные выезды

В эту категорию попадают мероприятия, цель которых – подарить положительные эмоции персоналу, дать возможность просто хорошо отдохнуть и набраться новых впечатлений.

Спортивные мероприятия

Турниры по футболу, волейболу, баскетболу, корпоративные спартакиады – излюбленный формат ивентов компаний, где топ-менеджмент вовлечен в спорт. Заряд адреналина от физической активности и хорошее настроение – неизменный спутник подобных мероприятий.

Каким бы не планировалось ваше выездное мероприятие, наша задача – сделать его максимально привлекательным для гостей и полезным для компании.

Услуги компании Adstars при работе с выездными корпоративными мероприятиями:

  1. Разработка концепции события
  2. Подбор локаций для проведения
  3. Разработка фирменного стиля и дизайна мероприятия, адаптация дизайна под необходимые форматы
  4. Разработка и производство сувенирной, полиграфической и промо-продукции
  5. Брендинг площадки
  6. Производство веб-сайта мероприятия
  7. Производство мобильного приложения
  8. Бронирование отеля / площадки, размещение гостей
  9. Бронирование и покупка билетов
  10. Визовая поддержка
  11. Организация колл-центра мероприятия
  12. Транспорт для гостей и грузов
  13. Страховка гостей, оборудования, мероприятия
  14. Подбор персонала на площадку (хостесс, переводчики, бизнес-тренеры)
  15. Подбор артистов для развлекательной программы
  16. Организация зон активностей
  17. Звуковое и световое сопровождение
  18. Фото и видеосъемка

Стоимость выездного мероприятия

Перелет, проживание, питание.

Очевидно, что от масштаба мероприятия и количества гостей, которых нужно переместить, расселить и накормить, зависят расходы на перелет и расселение (travel и accommodation costs). Задача компании Adstars – предложить удачные площадки по соотношению даты/цены/качества, варианты перелета или переезда, меню, чтобы получить большее за меньшие деньги.

Организация программы.

В зависимости от выбранной концепции и вида мероприятия, организация деловой и развлекательной программы потребует разных средств. Приглашение топовых спикеров для бизнес-конференции или выступление локальной кавер-группы? Тест-драйв тяжелых грузовиков в угольном разрезе Урала или тимбилдинг в Подмосковье? Детально заполненный бриф поможет ответить на вопрос о стоимости таких решений.

Техническое обеспечение мероприятия.

В зависимости от типа проекта и его задач, техническое воплощение задуманных идей может стать основным предметом переговоров между заказчиком и агентством. Выездная концертная площадка для roadshow или аренда инвентаря для игры в бадминтон – разномасштабные задачи, требующие разных ресурсов и компетенций сотрудников.

Персонал агентства.

Количество, необходимость в специальных знаниях или навыках, перемещение, проживание и размещение или подбор временного персонала на местах традиционно ложатся на плечи организаторов. От команды проекта во многом зависит успех организации и проведения всего выездного корпоративного мероприятия.

Наши преимущества

Как заказать услугу

Проведение мероприятий – ежедневная деятельность нашей компании. Это означает, что мы можем предложить идеи и взять на себя организацию вашего выездного события.

Работа с нами начинается с брифа, в котором описаны задачи мероприятия.

Мы готовы сделать вам впечатляющее предложение и организовать незабываемый ивент независимо от масштаба события. Оцените наш креативный потенциал и подход прямо сейчас.

Оставить заявку

Ваше имя *

Ваш телефон *

Мероприятие *

Комментарий

×
Заказать звонок

Имя *

Телефон *

×
Отправить заявку
На проведение мероприятия