Организация и проведение роад шоу (road show)

Road show
Он сказал, «Поехали»!
Правильная организация Road show – длительная и тщательная подготовка маршрута, программы, транспорта, согласования и бронирование площадок, страхование.
А затем – движение, командировки, смена часовых поясов, постоянные погрузки-разгрузки, сотни новых лиц и ответственности.

Цели Road Show

• Демонстрация собственных идей и достижений
• Демонстрация активности компании в России
• Презентация продуктовых и сервисных решений клиентам
• Установление и поддержание отношений с дилерами, партнерами, конечными пользователями.
• Привлечение новых клиентов, партнёров.
• Укрепление лояльности к бренду, компании через маркетинг впечатлений
• Создание атмосферы вовлеченности потребителей.

Roadshow как инструмент маркетинга — это заранее подготовленный комплекс выездных мероприятий в городах страны, позволяющий донести до аудитории информацию о продукте или услугах, повысить лояльность потребителей, средств массовой информации, органов власти.

Термин Roadshow пришел в маркетинг из сферы корпоративных финансов. Этим термином обозначается серия встреч с потенциальными инвесторами, аналитиками, СМИ в важных для компании регионах в рамках предстоящего размещения акций. Такие встречи носят интерактивный характер, позволяя приглашенным задать вопросы руководству компании-эмитента, касающиеся ее самой, и предстоящего размещения акций.

Обычно проходят в двух основных форматах – личных встреч и переговоров или публичных мероприятий.

В зависимости от сегментации продукта (для конечных или бизнес-потребителей), программа road-шоу имеет различный формат.

Бренды и компании, ориентированные на продвижение эмоциональной составляющей продукта, проводят массовые мероприятия – театрализованные шоу, шествия, концерты, спортивные шоу. Потребители продукта, как и гости самого мероприятия – молодежь, как правило, именно она составляет ядро целевой аудитории. Помимо собственно мероприятия, компании уделяют большое внимание изучение аудитории, сбору данных и анализу.

Компании, ориентированные на бизнес-аудиторию предпочитают другие форматы – выездные выставки и презентации, круглые столы, мероприятия для прессы по окончанию которых может проводится торжественный ужин. Формат самого шоу, как и формат подачи информации является очень важным моментом, но наиболее значимой частью мероприятия можно назвать предварительную работу с потенциальными гостями мероприятия. Именно от их заинтересованности, присутствия и последующих действий зависит успех всего roadshow.

Для успешного проведения роад-шоу необходима серьезная организаторская работа компании и её поставщиков, включающая в повестку дня следующие компоненты:

• География roadshow
  Россия с ее огромными расстояниями, разными часовыми поясами, особенностью местных менталитетов требует предельно взвешенного решения относительно целесообразности и возможности проведения роад-шоу в том или ином регионе.
• График roadshow
  График поездки составляется с учетом времени перемещения выставочного или концертного оборудования, периода монтажа-демонтажа площадок и требований законодательства об охране труда водителей, сопровождающих тура.
• Контент roadshow
  В каком бы формате не проводилась презентационная деятельность в рамках тура, для ее качественной подготовки необходимо время. Речь идет о разработки концепции, дизайна, изготовления POS, рекламных и презентационных материалов, выбора выступающих артистов или спикеров.
• Коммуникация roadshow
  Организаторы уделяют особенное внимание работе с гостями мероприятия. Событие должно быть анонсировано минимум за месяц. Обязательные условия современного мира – веб сайт и мобильное приложение мероприятия, через которые ведется сбор аналитики, уточняется повестка дня и происходит регистрация посетителей. Необходимы пресс-отчеты с каждого мероприятия.
• Логистика roadshow
  Определение способов перемещения презентационного или выставочного оборудования – один из ключевых факторов, влияющих на стоимость всего мероприятия. Возможны комбинации из контейнерных, речных, автомобильных и авиаперевозок. Необходимо хорошо знать объем и вес грузов для принятия правильного решения. Верно выбранный способ логистики поможет достичь баланса в соотношении цена-качество-сроки.
• Техническое сопровождение roadshow
  В каждом roadshow есть техническая команда, осуществляющая подготовку площадки, оборудования, коммутацию светового и технического оборудования. От количества и сложности оборудования зависит и количество сопровождающих. Часть работ может выполняться специалистами на местах, другая требует присутствия прикомандированных к проекту людей.
• Страховка roadshow
  Все грузы должны быть застрахованы как на время перемещения, так и на время проведения мероприятия. Это потребует от организаторов скрупулезной работы со страховыми компаниями и предоставление всей информации о местах проведения, включая экзотические, на первый взгляд вопросы о толщине стен отеля или года постройки концертной площадки.
• Персонал roadshow
  Команда roadshow контролирует работу с площадкой, разработку концепции, производство сувенирной и полиграфической продукции, монтаж-демонтаж презентационного оборудования, работу веб-сайтов и приложения, координирует работу прессы. В этом деле нет случайных людей: весь персонал роуд-шоу – стрессоустойчивая профессиональная команда, состоящая из руководителя проекта, менеджеров проекта, креативного и арт-директоров, веб-специалистов, PR-менеджера, логиста, отель-менеджера.

В рамках подготовки и сопровождения роад шоу компания Adstars оказывает следующие услуги:

1. Разработка концепции и дизайна мероприятия.
2. Выбор площадок для мероприятия.
3. Разработка логистической схемы.
4. Разработка развлекательной, учебной или экскурсионной программы
5. Работа с площадками (поиск, разрешительная документация, бронирование)
6. Создание веб-сайта и мобильного приложения мероприятия
7. Техническое, а также фото и видео-сопровождение
8. PR-поддержка
9. Менеджмент мероприятия

Мы готовы предложить своим клиентам аренду и сопровождение специального выставочного трака – Expotruck. Особенность решения – раздвигаемые границы фургона, что избавляет от необходимости строить выставочный павильон.

ЭКСПОТРАК — удобное решение для roadshow

Стоимость услуг

Стоимость roadshow определяется задачей заказчика.

Отправьте нам проектное задание, и мы с удовольствием продолжим предметный диалог. Бриф на проведение роад шоу можно скачать здесь.

Свобода печати. Roadshow компании Ricoh

Более 15 000 км по России проехал трак с оборудованием компании Ricoh в рамках roadshow “Свобода печати» для встречи c клиентами – дистрибьютерами, партнерами, заказчиками. 10 городов и в каждом презентации возможностей оборудования, продуктовый театр, живые дискуссии о возможностях и перспективах., выступления топ-менеджеров компании. Для регистрации гостей работал специальный сайт www.ricohdemotour2016.ru Красноярск, Новосибирск, Екатеринбург, Казань, Уфа, Нижний Новгород, Владимир, Волгоград, Краснодар, Ростов-на-Дону принимали тур в течение осени 2016. Разгрузка, монтаж демонстрационных дисплеев, коммутация оборудования и полные драйва презентации перед группой партнеров.