Организация выездной дилерской конференции
В эпоху «тотального супермаркета» трудно переоценить роль активного взаимодействия дилеров и производителей товара, совместного понимания ими тенденций современного рынка. Такой вид маркетинговых коммуникаций, как выездная дилерская конференция с участием генеральных директоров компаний, других заинтересованных участников, важных «игроков» и партнёров бизнеса, в немалой степени способствует возникновению новых проектов, заключению контрактов, укреплению личных связей, обмена опытом между участниками в процессе «живого» общения. Инвестиции в дилерское мероприятие – вполне материальные затраты, измеряемые по показателям ROI. Поставщики дорожат сбытовой сетью и от правильно проведенной дилерской конференции в том числе напрямую зависят будущие закупки.
Понимая многоплановость задач вполне логичным выглядит передача организации конференции специализированной компании, event-агентству. Общая задача — сделать такое мероприятие максимально эффективным, повысить лояльность целевой аудитории к компании-организатору, разработать креативную концепцию, позволяющую путём комплексного подхода и поэтапных взвешенных действий подготовить участников к плодотворному диалогу, помочь аудитории заранее настроиться на нужные вопросы и быть готовыми к содержательным ответам. Четкое распределение задач между внешними и внутренними ресурсами — задача ответственного менеджера.
Комплексный подход и креативность — залог успеха
Невозможна организация дилерской конференции на самом высоком уровне без правильной постановки её целей, тщательной разработки формата проведения, планирования официальной программы и сценария развлекательной части выездного мероприятия.
Event-менеджер, маркетологи и руководители отдела рекламы агентства должны иметь постоянную обратную связь как с заказчиком, компанией, заинтересованной в укреплении отношений со своими дилерами, так и с участниками, и вербальный посыл, отражающий основную идею конференции. Идеально, если название и логотип мероприятия также будут отражать в себе место и время проведения эвента и содержать коннотации к атмосфере встредля которых укрепление и развитие взаимовыгодного сотрудничества является не менее важной составляющей их бизнеса.
Для выбора концепции, отражающей суть и цели корпоративного выезда, компания должна сформулировать задачи, которые они собирается решить в рамках конференции. Задача агентства – подать сухие строчки брифа в легко воспринимаемый визуальные чи.
При этом целевая аудитория должна ощутить выгоду от такой корпоративной политики, реальность собственного роста и развития, пользу от углубления взаимных отношений. Организация дилерской конференции при выборе концепции выездного мероприятия должна учитывать место и время её проведения, повестку дня, а также имеющиеся у компании-заказчика ресурсы, которые могут быть потрачены для достижения намеченных целей.
Создание рабочей группы и комплексное решение организационных вопросов
Ни один корпоративный выезд не станет успешным без ясного видения задач, стоящих перед его организаторами, предварительного обсуждения и согласования плана подготовки мероприятия, согласования его бюджета. Важнейшей функцией заблаговременно создаваемой рабочей группы является распределение задач и обеспечение контроля над ходом подготовки предстоящей конференции, для чего составляется план, определяющий её цели, формат и сценарий.
Команда event-агентства на основании выработанного плана должна совершить инспекционную поездку к месту проведения мероприятия, выбрать принимающий отель, способный максимально комфортно разместить принять всех участников. Поскольку число спикеров может меняться, важно ведение подробной аналитики по приглашённым гостям, поддержка обратной связи. Хорошим тоном стало создание специального веб сайта конференции или мобильного приложения. С помощью этих ресурсов потенциальные гости получают информации о предстоящем мероприятии, регистрируются, заказывают трансферы и даже определяют меню. Информация о гостях помогает и организаторам точнее учесть потребности для их дальнейшего сопровождения.
Отдельное внимание уделяется дизайну мероприятия, изготовлению рекламно-сувенирной продукции и раздаточных материалов, а также запоминающихся «фишек», например бейджей, одновременно являющихся ключами от номеров.
Кроме составления списков участников и разработки анкет для них, важнейшими составляющими организации дилерской конференции является подготовка презентаций для выступлений и назначение выступающих. На бизнес-части следует остановится отдельно. Ведь именно ради нее компания приняла решение собрать сотни делегатов со всей России. Что предложить собравшимся кроме ставших уже привычными отчетов о работе за год? Тренды – мотивационные спикеры, бизнес-игры, имитирующие бизнес-процессы компании и в игровой форме демонстрирующие имеющуюся проблематику.
На дилерских конференциях выступали космонавты, строились мосты, собирались гигантские паззлы, проводились телемосты со штаб-квартирами и производствами. Словом, следует изрядно потрудиться, чтобы контент удивил собравшихся глубиной содержания и технической проработки. Возможно, придется перевезти образцы продукции и демонстрационное оборудование на место проведения мероприятия. Это привычный функционал организатора поездки — обеспечить установку информативных и рекламных стендов, необходимого оборудования. В задачу может входить организация работы переводчиков. К участию в конференции привлекаются журналисты, обеспечивающие освещение этого события в СМИ, организовывается фото- и видеосъёмка.
Традиционно выездная дилерская конференция заканчивается гала-ужином и развлекательной программой. Грамотная организация досуга требует не меньшего внимания, чем деловая часть конференции, поэтому тщательно оговаривается в каждом конкретном случае.
