Организация и проведение конференций

Задача организатора — прочувствовать и воплотить стиль мероприятия, при котором выступления, подаваемый контент, быт участников, формальное и неформальное общение, сливаются в комфортную эмоциональную и профессиональную атмосферу.

Организация конференций и форумов: как мы это делаем

Креативная концепция и брендинг

После получения информации о целях, месте, дате проведения и основного посылка мероприятия, наш креативный отдел предлагает варианты названий, креативной концепции и фирменного стиля.

В рамках концепции разрабатываются информационные стойки, брендинг залов и номеров, бейджи, рекламные материалы.

Концепция проведения бизнес-конференции Ricoh

OMvideopro-Ricoh-_Piter2016-166-min
Именно этим, космическим для россиян слоганом компания Ricoh назвала конференцию для дилеров.
Находясь в «кокпите космической станции, пролетающей над Землей», гости приняли сигналы с базы о старте новой партнерской программы для покорения новых высот. В рамках продуктовой сессии продемонстрированы возможности нового принтера для дома и бизнеса. Собравшиеся на орбите горячо приветствовали коллегу по освоению просторов Вселенной, летчика-космонавта Сергея Рязанского. Со скромной, как подобает настоящему герою улыбкой, он напомнил собравшимся, что нет ничего невозможного, стоит только по-настоящему захотеть.
Развлекательная программа продолжила космическую одиссею – лазерное шоу, скрипичный дуэт, космические фокусы поддерживали приподнятое настроение собравшихся до самого вечера.

Пример проведения дилерской конференции

OMvideopro-Ricoh-_Piter2016-166-minВстреча капитанов бизнеса.
Идея международной партнерской конференции компании RICOH Россия, проходившей в Санкт-Петербурге, во время проведения чемпионата мира по хоккею.
В бизнесе как в хоккее: стратегия и тактика команды, тренерские установки, замены, индивидуальная игра звезд.
Трехдневная встреча собрала более 150 представителей капитанов команд RICOH со всей России, поддержать и пообщаться с которыми приехали руководители глобальных офисов из Японии и Голландии.
Капитаны говорили о судействе, составах, качестве продуктов. Кричали “шайбу”, болея за сборную при просмотре матча чемпионата мира вместе с легендарным игроком и капитаном сборной СССР – Борисом Михайловым.
Команда организаторов без устали следила за организацией продуктовых сессий, переводов, питания, переездов, встречами и проводами гостей, проведением деловой развлекательной частей.
Капитаны бизнесов, воодушевленные масштабной организацией тренерского семинара уехали, чтобы в тылу ковать победы команд и неустанно бороться за чемпионство в своих лигах.

Веб-сайт деловой или научной конференции

Следующий этап – формирование списка гостей, или регистрация делегатов.
Мы разработали удобный конструктор тематического веб сайта, позволяющий в считанные часы получить готовый интернет – ресурс с программой мероприятий. Ресурс, получает оригинальное доменное имя, может регистрировать гостей (с возможностью расширения заполняемых полей), отправлять напоминания, получать и хранить документы, фотографии, принимать платежи.
Таким образом, мы получаем единую базу приглашенных в цифровом виде с указанием необходимых деталей.

Подробнее об услуге.

Мобильное приложение

За несколько дней мы можем обеспечить форум функциональным мобильным приложением, в котором содержится  вся необходимая для  участников и гостей конференции информация:  программа мероприятия, список делегатов с возможностью обсуждения контента и обмена мнениями. Предусмотрена загрузка фото и видео-материалов.  Возможность  push-уведомлений на смартфоны зарегистрировавшихся участников, позволяет организаторам персонально и одновременно общаться с гостями в режиме онлайн. К приложению может быть присоединен платежный модуль.

Приложение располагается в магазинах для приложений AppStore или Google play, привычно для скачивания. Интерфейс приложения понятен и удобен.  Уже сложно представить проведение масштабного мероприятия без такого инструмента.  Его стоимость не превышает стоимости персонала  и презентационныx материалов при организации проекта с похожим объемом задач.

Подробнее об услуге.

Поиск площадок. Техническое обеспечение мероприятий.

Удачно подобранная площадка отвечает географическим, финансовым и техническим требованиям заказчика, необходимым для комфортного пребывания заданного количества гостей. Это касается конференц-залов, номерного фонда, рекреационных зон.
В предлагаемые площадками конференц-пакеты может входить техническое обеспечение мероприятия от установки промо-стоек до звукового и проекционного оборудования.
Если площадка допускает альтернативных поставщиков, мы обеспечиваем мероприятие необходимой аппаратурой самостоятельно, что позволяет существенно снизить бюджет данной позиции.
Подробнее об услуге здесь.

Организация интернет-вещания научной конференции

Компания Adstars поможет организовать  онлайн видео-трансляцию с вашего мероприятия.

Это может быть онлайн-эксурсия, или выступление, передаваемое в интернет.
Мы можем осуществлять видео-трансляции из закрытых и открытых помещений,  с движущихся или станционарных камер.

Видео изображение транслируется  в интернет на youtube, на ваш сайт или на демонстрационный монитор/проектор.

Транслируем сигнал с ваших камер или предоставляем своих профессиональных операторов, со всем необходимым оборудованием.

Сколько это стоит.

Базовый вариант (трансляция с 1 камеры на Youtube Live в течение 5 часов): 20 тыс. руб.

Дополнительные опции:

  • Многокамерная трансляция
  • Профессиональные операторы
  • Профессиональные телевизионные камеры
  • Режиссура микширования видео и звука
  • Съемка из движущихся автомобилей
  • Трансляция одновременно и в интернет и на уличные мониторы
  • Трансляции из нескольких мест

Свяжитесь с нами  и мы организуем трансляцию ваших событий онлайн под ключ. 

Питание на площадке

Мы рады не только предложить заказчикам варианты меню, разработанные площадками, но и составить собственные сеты питания, исходя из калорийности, питательности, набора витаминов, стилистики подачи блюд.
Анимационное приготовление авокадо?! Уже загадочно, а дальше еще интереснее: нежный мексиканский фрукт в руках шеф-повара превращается в авторское индивидуальное блюдо. Сочный ассортимент начинок и топпингов помогут каждому гурме мероприятия насладиться этим вегетарианским продуктом на 300%

Подробнее об услуге Catering

Билеты

Бронирование авиа и железнодорожных билетов до места проведения форума и обратно входит в перечень предоставляемых услуг. Собранная на веб-сайте база данных помогает легко бронировать и приобретать билеты на любые направления и контролировать перемещение.
Визовая поддержка входит в перечень наших сервисов как компании-организатора.

Транспорт

Для обеспечения комфортного участия в конференции, организаторы бронируют для гостей автобусы и автомобили различных классов и вместимости.

Перевод / синхронный перевод для международной конференции

В зависимости от задач, мы подбираем нужную конфигурацию аппаратуры и обеспечиваем форум высококачественными специалистами по последовательному или синхронному переводу.
В ряде случаев, профессиональная лексика конференции требует дополнительной квалификации переводчиков. Для этого мы проводим встречи потенциальных исполнителей с заказчиками, чтобы убедиться, что мы говорим на одном языке.

Культурно-развлекательная программа

Мы любим свою работу и предлагаем только самые лучшие программы. Нам важно какую именно музыку играет DJ в зоне встречи гостей, насколько аудитории близка предложенная экскурсия или вечерняя программа. В рамках бюджета мы всегда стараемся найти самое интересное, необычное чтобы удивить даже самых искушенных.

Менеджмент и персонал для научной конференции или бизнес-форума

Одна из основных задач организатора мероприятия обеспечить работоспособность всех заявленных опций. Наш персонал хорошо понимает ответственность, возложенную на организаторов мероприятий. Во время проведения мероприятий, мы вовлечены в проект круглыми сутками, делая все возможное для комфортной работы и отдыха делегатов или гостей конференции.

Качество услуг.

Удачно подобранная повестка дня, подходящая площадка, креативная концепция, яркий брендинг – основа любой профессионально проведенной конференции.
Хорошая оранизация, – это не набор технических компонентов. Речь идёт о тщательно спланированном заказчиками и организаторами впечатлении, эмоциональном и обучающем изложении с использованием современных подходов, вдохновляющих и мотивирующих спикеров.
Идеальное мероприятие сродни музыкальному сборнику, в котором каждая композиция имеет свое звучание, их последовательность имеет важное значение.
Необходимо создать окружение, тон события, чтобы участники и спикеры были заинтересованы друг в друге, создавая таким образом атмосферу сопричастности к общим целям.

Yamaha dealers total test drive.

Дилерская бизнес-конференция в Конаково Ривер Клаб, с привлечением прессы, в ходе которой более 200 участников мероприятия смогли оценить новые возможности модели снегохода Yamaha VK 540.
Событие сопровождалось масштабным тест-драйвом, где приехавшие со всей страны дилеры испытывали старый и конструировали новый Viking.

Почему нас выбирают для проведения бизнес-форумов и конференций

  • Универсальность и комфорт Широкий спектр предложений компании делает нас хорошими помощниками в проведении мероприятий и рекламных кампаний. Мы работаем с нуля, до буквы выполняя задачи брифа, или предлагая возможные улучшения.
  • Гарантируем результат Мы уверены в качестве своей работы и отвечаем за результат. Если вы останетесь недовольны, мы вернем вам деньги.
  • Внимание к деталям Склонность к перфекционизму позволяет нам замечать детали и улучшать продукт на протяжении всего проекта.
  • Партнёрство Мы заинтересованы в длительном партнерстве с нашими заказчиками. Долгосрочная совместная деятельность позволяет выполнять большие объемы работ в плановом режиме
  • Качество и опыт Мы обладаем большим опытом работы в рекламе и в сфере проведения мероприятий чтобы детально разговаривать даже с самыми взыскательными заказчиками.
  • Уникальность Каждый проект уникален. Мы рады вкладывать в него силы и душу. Каждый день.
Оставьте заявку на расчёт стоимости

Организация конференций в картинках

Использованы карикатуры А. Меринова, М. Ларичева

Задание на проведение конференции определяет степень понимания Заказчика предстоящего события, демонстрирует уровень открытости и сопричастности. Люди видят мир по разному.

autocup

Смотреть проект полностью

Проведение конференции. Методические материалы.

Конференция (от лат. confero — собирать в одном место) — один из наиболее действенных способов продвижения идей, компаний, товаров заинтересованным потребителей и участникам рынка.

Мероприятия бесплатны или частично бесплатны для участников, если организатор заинтересован в распространении своих идей больше, чем в получении прибыли от самого мероприятия.

Другой формат – подготовленная организаторами программа за которую платят сами участники.

Читать дальше

Оставить заявку

Ваше имя *

Ваш телефон *

Мероприятие *

Комментарий

×
Заказать звонок

Имя *

Телефон *

×
Отправить заявку
На проведение мероприятия