Организация и проведение конференций

Организация конференции. Как мы это делаем.

Креативная концепция и брендинг конференции

После получения информации о целях, месте, дате проведения конференции и основного посылка мероприятия, наш креативный отдел предлагает варианты названий, креативной концепции и фирменного стиля конференции.

В рамках концепции разрабатываются информационные стойки, брендинг залов и номеров, бейджи, рекламные материалы.

Концепция мероприятия для автодилеров Audi Awards

Концепция партнерской конференции «Бизнес-мосты»

Концепция интеграции бренда Opel в мероприятие

Концепция корпоративного мероприятия Больше белых полос

Концепция дилерской конференции Встреча Капитанов

Концепция дилерской конференции Встреча Капитанов

Бизнес-конференция Ricoh «Поехали!»

Именно этим, космическим для россиян слоганом компания Ricoh назвала конференцию для дилеров.
Находясь в «кокпите космической станции, пролетающей над Землей», гости приняли сигналы с базы о старте новой партнерской программы для покорения новых высот. В рамках продуктовой сессии продемонстрированы возможности нового принтера для дома и бизнеса. Собравшиеся на орбите горячо приветствовали коллегу по освоению просторов Вселенной, летчика-космонавта Сергея Рязанского. Со скромной, как подобает настоящему герою улыбкой, он напомнил собравшимся, что нет ничего невозможного, стоит только по-настоящему захотеть.
Развлекательная программа продолжила космическую одиссею – лазерное шоу, скрипичный дуэт, космические фокусы поддерживали приподнятое настроение собравшихся до самого вечера.

Дилерская конференция.

Встреча капитанов бизнеса.
Идея международной партнерской конференции компании RICOH Россия, проходившей в Санкт-Петербурге, во время проведения чемпионата мира по хоккею.
В бизнесе как в хоккее: стратегия и тактика команды, тренерские установки, замены, индивидуальная игра звезд.
Трехдневная конференция собрала более 150 представителей капитанов команд RICOH со всей России, поддержать и пообщаться с которыми приехали руководители глобальных офисов из Японии и Голландии.
Капитаны говорили о судействе, составах, качестве продуктов. Кричали “шайбу”, болея за сборную при просмотре матча чемпионата мира вместе с легендарным игроком и капитаном сборной СССР – Борисом Михайловым.
Команда организаторов без устали следила за организацией продуктовых сессий, переводов, питания, переездов, встречами и проводами гостей, проведением деловой развлекательной частей.
Капитаны бизнесов, воодушевленные масштабной организацией тренерского семинара уехали, чтобы в тылу ковать победы команд и неустанно бороться за чемпионство в своих лигах.

Веб-сайт конференции.

Следующий этап – формирование списка гостей, или регистрация делегатов.
Мы разработали удобный конструктор веб сайта конференции, позволяющий в считанные часы получить готовый интернет – ресурс с программой мероприятий. Ресурс, получает оригинальное доменное имя, может регистрировать гостей (с возможностью расширения заполняемых полей), отправлять напоминания, получать и хранить документы, фотографии, принимать платежи.
Таким образом, мы получаем единую базу приглашенных в цифровом виде с указанием необходимых деталей.

Подробнее об услуге.

Мобильное приложение конференции.

За несколько дней мы можем обеспечить конференцию функциональным мобильным приложением, в котором содержится  вся необходимая для  участников и гостей конференции информация:  программа мероприятия, список делегатов с возможностью обсуждения контента и обмена мнениями. Предусмотрена загрузка фото и видео-материалов.  Возможность  push-уведомлений на смартфоны зарегистрировавшихся участников, позволяет организаторам персонально и одновременно общаться с гостями в режиме онлайн. К приложению может быть присоединен платежный модуль.

Приложение располагается в магазинах для приложений AppStore или Google play, привычно для скачивания. Интерфейс приложения понятен и удобен.  Уже сложно представить проведение масштабного мероприятия без такого инструмента.  Его стоимость не превышает стоимости персонала  и презентационныx материалов при организации проекта с похожим объемом задач.

Подробнее об услуге.

Поиск площадок. Техническое обеспечение мероприятий.

Удачно подобранная площадка отвечает географическим, финансовым и техническим требованиям заказчика, необходимым для комфортного пребывания заданного количества гостей. Это касается конференц-залов, номерного фонда, рекреационных зон.
В предлагаемые площадками конференц-пакеты может входить техническое обеспечение мероприятия от установки промо-стоек до звукового и проекционного оборудования.
Если площадка допускает альтернативных поставщиков, мы обеспечиваем мероприятие необходимой аппаратурой самостоятельно, что позволяет существенно снизить бюджет данной позиции.
Подробнее об услуге здесь.

Питание на площадке.

Мы рады не только предложить заказчикам варианты меню, разработанные площадками, но и составить собственные сеты питания, исходя из калорийности, питательности, набора витаминов, стилистики подачи блюд.
Анимационное приготовление авокадо?! Уже загадочно, а дальше еще интереснее: нежный мексиканский фрукт в руках шеф-повара превращается в авторское индивидуальное блюдо. Сочный ассортимент начинок и топпингов помогут каждому гурме мероприятия насладиться этим вегетарианским продуктом на 300%

Подробнее об услуге Catering

Визовая поддержка входит в перечень наших сервисов как компании-организатора конференций.

Транспорт.

Для обеспечения комфортного участия в конференции, организаторы бронируют для гостей автобусы и автомобили различных классов и вместимости.

Билеты.

Бронирование авиа и железнодорожных билетов до места проведения конференции и обратно входит в перечень предоставляемых услуг. Собранная на веб-сайте база данных помогает легко бронировать и приобретать билеты на любые направления и контролировать перемещение.

Перевод. Синхронный перевод.

В зависимости от задач, мы подбираем нужную конфигурацию аппаратуры и обеспечиваем конференцию высококачественными специалистами по последовательному или синхронному переводу.
В ряде случаев, профессиональная лексика конференции требует дополнительной квалификации переводчиков. Для этого мы проводим встречи потенциальных исполнителей с заказчиками, чтобы убедиться, что мы говорим на одном языке.

Культурно-развлекательная программа.

Мы любим свою работу и предлагаем только самые лучшие программы. Нам важно какую именно музыку играет DJ в зоне встречи гостей, насколько аудитории близка предложенная экскурсия или вечерняя программа. В рамках бюджета мы всегда стараемся найти самое интересное, необычное чтобы удивить даже самых искушенных.

Менеджмент мероприятия. Персонал.

Одна из основных задач организатора мероприятия обеспечить работоспособность всех заявленных опций. Наш персонал хорошо понимает ответственность, возложенную на организаторов мероприятий. Во время проведения мероприятий, мы вовлечены в проект круглыми сутками, делая все возможное для комфортной работы и отдыха делегатов или гостей конференции.

Качество услуг.

Удачно подобранная повестка дня, подходящая площадка, креативная концепция, яркий брендинг – основа любой профессионально проведенной конференции.
Хорошая конференция сегодня – не набор технических компонентов. Это тщательно спланированная заказчиками и организаторами впечатление, эмоциональное и обучающее изложение с использование современных подходов, вдохновляющие и мотивирующие спикеры.
Идеальная конференция сродни музыкальному сборнику, в котором каждая композиция имеет свое звучание, их последовательность имеет важное значение.
Необходимо создать окружение, тон конференции, чтобы участники и спикеры были заинтересованы друг в друге, создавая таким образом атмосферу сопричастности к общим целям.

Yamaha dealers total test drive.

Дилерская бизнес-конференция в Конаково Ривер Клаб, с привлечением прессы, в ходе которой более 200 участников мероприятия смогли оценить новые возможности модели снегохода Yamaha VK 540.
Событие сопровождалось масштабным тест-драйвом, где приехавшие со всей страны дилеры испытывали старый и конструировали новый Viking.