Организация и проведение конференций

Услуги по проведению конференций: как мы это делаем

• Разрабатываем концепцию и брендинг мероприятия
• Находим площадку, соответствующую статусу и формату
• Готовим техническое обеспечение и интернет-вещание
• Организовываем синхронный перевод

• Билеты и трансфер
• Кейтеринг
• Культурно-развлекательная программа
• Создаём веб-сайт и мобильное приложение мероприятия

Мы выступаем в качестве организаторов следующих видов мероприятий:

• Бизнес-конференции

• Деловые форумы

• Конгрессы и симпозиумы

• Дилерские-конференции

• Научные конференции и симпозиумы

• Международные конференции

Креативная концепция и брендинг

После получения информации о целях, месте, дате проведения и основного посылка мероприятия, наш креативный отдел предлагает варианты названий, креативной концепции и фирменного стиля. В рамках концепции разрабатываются информационные стойки, брендинг залов и номеров, бейджи, рекламные материалы.

Концепция проведения бизнес-конференции Ricoh

Именно этим, космическим для россиян слоганом компания Ricoh назвала конференцию для дилеров. Находясь в «кокпите космической станции, пролетающей над Землей», гости приняли сигналы с базы о старте новой партнерской программы для покорения новых высот. В рамках продуктовой сессии продемонстрированы возможности нового принтера для дома и бизнеса. Собравшиеся на орбите горячо приветствовали коллегу по освоению просторов Вселенной, летчика-космонавта Сергея Рязанского. Со скромной, как подобает настоящему герою улыбкой, он напомнил собравшимся, что нет ничего невозможного, стоит только по-настоящему захотеть. Развлекательная программа продолжила космическую одиссею – лазерное шоу, скрипичный дуэт, космические фокусы поддерживали приподнятое настроение собравшихся до самого вечера.

Веб-сайт деловой или научной конференции

Следующий этап – формирование списка гостей, или регистрация делегатов. Мы разработали удобный конструктор тематического веб сайта, позволяющий в считанные часы получить готовый интернет – ресурс с программой мероприятий. Ресурс, получает оригинальное доменное имя, может регистрировать гостей (с возможностью расширения заполняемых полей), отправлять напоминания, получать и хранить документы, фотографии, принимать платежи. Таким образом, мы получаем единую базу приглашенных в цифровом виде с указанием необходимых деталей. Подробнее об услуге.

Мобильное приложение

За несколько дней мы можем обеспечить форум функциональным мобильным приложением, в котором содержится  вся необходимая для  участников и гостей конференции информация:  программа мероприятия, список делегатов с возможностью обсуждения контента и обмена мнениями. Предусмотрена загрузка фото и видео-материалов.  Возможность  push-уведомлений на смартфоны зарегистрировавшихся участников, позволяет организаторам персонально и одновременно общаться с гостями в режиме онлайн. К приложению может быть присоединен платежный модуль. Приложение располагается в магазинах для приложений AppStore или Google play, привычно для скачивания. Интерфейс приложения понятен и удобен.  Уже сложно представить проведение масштабного мероприятия без такого инструмента.  Его стоимость не превышает стоимости персонала  и презентационныx материалов при организации проекта с похожим объемом задач. Подробнее об услуге.

Поиск площадок. Техническое обеспечение мероприятий.

Удачно подобранная площадка отвечает географическим, финансовым и техническим требованиям заказчика, необходимым для комфортного пребывания заданного количества гостей. Это касается конференц-залов, номерного фонда, рекреационных зон. В предлагаемые площадками конференц-пакеты может входить техническое обеспечение мероприятия от установки промо-стоек до звукового и проекционного оборудования. Если площадка допускает альтернативных поставщиков, мы обеспечиваем мероприятие необходимой аппаратурой самостоятельно, что позволяет существенно снизить бюджет данной позиции. Подробнее об услуге здесь.

Организация интернет-вещания

Питание на площадке

Мы рады не только предложить заказчикам варианты меню, разработанные площадками, но и составить собственные сеты питания, исходя из калорийности, питательности, набора витаминов, стилистики подачи блюд. Анимационное приготовление авокадо?! Уже загадочно, а дальше еще интереснее: нежный мексиканский фрукт в руках шеф-повара превращается в авторское индивидуальное блюдо. Сочный ассортимент начинок и топпингов помогут каждому гурме мероприятия насладиться этим вегетарианским продуктом на 300% Подробнее об услуге Catering

Билеты

Бронирование авиа и железнодорожных билетов до места проведения форума и обратно входит в перечень предоставляемых услуг. Собранная на веб-сайте база данных помогает легко бронировать и приобретать билеты на любые направления и контролировать перемещение. Визовая поддержка входит в перечень наших сервисов как компании-организатора.

Транспорт

Для обеспечения комфортного участия в конференции, организаторы бронируют для гостей автобусы и автомобили различных классов и вместимости.

Перевод / синхронный перевод для международной конференции

В зависимости от задач, мы подбираем нужную конфигурацию аппаратуры и обеспечиваем форум высококачественными специалистами по последовательному или синхронному переводу. В ряде случаев, профессиональная лексика конференции требует дополнительной квалификации переводчиков. Для этого мы проводим встречи потенциальных исполнителей с заказчиками, чтобы убедиться, что мы говорим на одном языке.

Культурно-развлекательная программа

Мы любим свою работу и предлагаем только самые лучшие программы. Нам важно какую именно музыку играет DJ в зоне встречи гостей, насколько аудитории близка предложенная экскурсия или вечерняя программа. В рамках бюджета мы всегда стараемся найти самое интересное, необычное чтобы удивить даже самых искушенных.

Менеджмент и персонал для деловой конференции

Одна из основных задач организатора мероприятия обеспечить работоспособность всех заявленных опций. Наш персонал хорошо понимает ответственность, возложенную на организаторов мероприятий. Во время проведения мероприятий, мы вовлечены в проект круглыми сутками, делая все возможное для комфортной работы и отдыха делегатов или гостей конференции.

Качество услуг.

Удачно подобранная повестка дня, подходящая площадка, креативная концепция, яркий брендинг – основа любой профессионально проведенной конференции. Хорошая организация, – это не набор технических компонентов. Речь идёт о тщательно спланированном заказчиками и организаторами впечатлении, эмоциональном и обучающем изложении с использованием современных подходов, вдохновляющих и мотивирующих спикеров. Идеальное мероприятие сродни музыкальному сборнику, в котором каждая композиция имеет свое звучание, их последовательность имеет важное значение. Необходимо создать окружение, тон события, чтобы участники и спикеры были заинтересованы друг в друге, создавая таким образом атмосферу сопричастности к общим целям.

Почему выбирают наше агентство для проведения конференций

• Универсальность и комфорт Широкий спектр предложений компании делает нас хорошими помощниками в проведении мероприятий и рекламных кампаний. Мы работаем с нуля, до буквы выполняя задачи брифа, или предлагая возможные улучшения.
• Гарантируем результат Мы уверены в качестве своей работы и отвечаем за результат. Если вы останетесь недовольны, мы вернем вам деньги.
• Внимание к деталям Склонность к перфекционизму позволяет нам замечать детали и улучшать продукт на протяжении всего проекта.

• Партнёрство Мы заинтересованы в длительном партнерстве с нашими заказчиками. Долгосрочная совместная деятельность позволяет выполнять большие объемы работ в плановом режиме
• Качество и опыт Мы обладаем большим опытом работы в рекламе и в сфере проведения мероприятий чтобы детально разговаривать даже с самыми взыскательными заказчиками.
• Уникальность Каждый проект уникален. Мы рады вкладывать в него силы и душу. Каждый день.