Организация и проведение конференций

Организация конференций и форумов: как мы это делаем

• Разрабатываем концепцию и брендинг мероприятия
• Находим площадку, соответствующую статусу и формату
• Готовим техническое обеспечение и интернет-вещание
• Организовываем синхронный перевод

• Билеты и трансфер
• Кейтеринг
• Культурно-развлекательная программа
• Создаём веб-сайт и мобильное приложение мероприятия

Креативная концепция и брендинг

После получения информации о целях, месте, дате проведения и основного посылка мероприятия, наш креативный отдел предлагает варианты названий, креативной концепции и фирменного стиля.

В рамках концепции разрабатываются информационные стойки, брендинг залов и номеров, бейджи, рекламные материалы.

Концепция мероприятия для автодилеров Audi Awards

Концепция форума «Бизнес-мосты»

Концепция интеграции бренда Opel в мероприятие

Концепция корпоративного мероприятия Больше белых полос

Концепция дилерского мероприятия Встреча Капитанов

Концепция Встречи Капитанов

Концепция проведения бизнес-конференции Ricoh

Именно этим, космическим для россиян слоганом компания Ricoh назвала конференцию для дилеров.
Находясь в «кокпите космической станции, пролетающей над Землей», гости приняли сигналы с базы о старте новой партнерской программы для покорения новых высот. В рамках продуктовой сессии продемонстрированы возможности нового принтера для дома и бизнеса. Собравшиеся на орбите горячо приветствовали коллегу по освоению просторов Вселенной, летчика-космонавта Сергея Рязанского. Со скромной, как подобает настоящему герою улыбкой, он напомнил собравшимся, что нет ничего невозможного, стоит только по-настоящему захотеть.
Развлекательная программа продолжила космическую одиссею – лазерное шоу, скрипичный дуэт, космические фокусы поддерживали приподнятое настроение собравшихся до самого вечера.

Пример проведения дилерской конференции

Встреча капитанов бизнеса.
Идея международной партнерской конференции компании RICOH Россия, проходившей в Санкт-Петербурге, во время проведения чемпионата мира по хоккею.
В бизнесе как в хоккее: стратегия и тактика команды, тренерские установки, замены, индивидуальная игра звезд.
Трехдневная встреча собрала более 150 представителей капитанов команд RICOH со всей России, поддержать и пообщаться с которыми приехали руководители глобальных офисов из Японии и Голландии.
Капитаны говорили о судействе, составах, качестве продуктов. Кричали “шайбу”, болея за сборную при просмотре матча чемпионата мира вместе с легендарным игроком и капитаном сборной СССР – Борисом Михайловым.
Команда организаторов без устали следила за организацией продуктовых сессий, переводов, питания, переездов, встречами и проводами гостей, проведением деловой развлекательной частей.
Капитаны бизнесов, воодушевленные масштабной организацией тренерского семинара уехали, чтобы в тылу ковать победы команд и неустанно бороться за чемпионство в своих лигах.

Веб-сайт деловой или научной конференции

Следующий этап – формирование списка гостей, или регистрация делегатов.
Мы разработали удобный конструктор тематического веб сайта, позволяющий в считанные часы получить готовый интернет – ресурс с программой мероприятий. Ресурс, получает оригинальное доменное имя, может регистрировать гостей (с возможностью расширения заполняемых полей), отправлять напоминания, получать и хранить документы, фотографии, принимать платежи.
Таким образом, мы получаем единую базу приглашенных в цифровом виде с указанием необходимых деталей.

Подробнее об услуге.

Мобильное приложение

За несколько дней мы можем обеспечить форум функциональным мобильным приложением, в котором содержится  вся необходимая для  участников и гостей конференции информация:  программа мероприятия, список делегатов с возможностью обсуждения контента и обмена мнениями. Предусмотрена загрузка фото и видео-материалов.  Возможность  push-уведомлений на смартфоны зарегистрировавшихся участников, позволяет организаторам персонально и одновременно общаться с гостями в режиме онлайн. К приложению может быть присоединен платежный модуль.

Приложение располагается в магазинах для приложений AppStore или Google play, привычно для скачивания. Интерфейс приложения понятен и удобен.  Уже сложно представить проведение масштабного мероприятия без такого инструмента.  Его стоимость не превышает стоимости персонала  и презентационныx материалов при организации проекта с похожим объемом задач.

Подробнее об услуге.

Поиск площадок. Техническое обеспечение мероприятий.

Удачно подобранная площадка отвечает географическим, финансовым и техническим требованиям заказчика, необходимым для комфортного пребывания заданного количества гостей. Это касается конференц-залов, номерного фонда, рекреационных зон.
В предлагаемые площадками конференц-пакеты может входить техническое обеспечение мероприятия от установки промо-стоек до звукового и проекционного оборудования.
Если площадка допускает альтернативных поставщиков, мы обеспечиваем мероприятие необходимой аппаратурой самостоятельно, что позволяет существенно снизить бюджет данной позиции.
Подробнее об услуге здесь.

Организация интернет-вещания научной конференции

Питание на площадке

Мы рады не только предложить заказчикам варианты меню, разработанные площадками, но и составить собственные сеты питания, исходя из калорийности, питательности, набора витаминов, стилистики подачи блюд.
Анимационное приготовление авокадо?! Уже загадочно, а дальше еще интереснее: нежный мексиканский фрукт в руках шеф-повара превращается в авторское индивидуальное блюдо. Сочный ассортимент начинок и топпингов помогут каждому гурме мероприятия насладиться этим вегетарианским продуктом на 300%

Подробнее об услуге Catering

Билеты

Бронирование авиа и железнодорожных билетов до места проведения форума и обратно входит в перечень предоставляемых услуг. Собранная на веб-сайте база данных помогает легко бронировать и приобретать билеты на любые направления и контролировать перемещение.
Визовая поддержка входит в перечень наших сервисов как компании-организатора.

Транспорт

Для обеспечения комфортного участия в конференции, организаторы бронируют для гостей автобусы и автомобили различных классов и вместимости.

Перевод / синхронный перевод для международной конференции

В зависимости от задач, мы подбираем нужную конфигурацию аппаратуры и обеспечиваем форум высококачественными специалистами по последовательному или синхронному переводу.
В ряде случаев, профессиональная лексика конференции требует дополнительной квалификации переводчиков. Для этого мы проводим встречи потенциальных исполнителей с заказчиками, чтобы убедиться, что мы говорим на одном языке.

Культурно-развлекательная программа

Мы любим свою работу и предлагаем только самые лучшие программы. Нам важно какую именно музыку играет DJ в зоне встречи гостей, насколько аудитории близка предложенная экскурсия или вечерняя программа. В рамках бюджета мы всегда стараемся найти самое интересное, необычное чтобы удивить даже самых искушенных.

Менеджмент и персонал для научной конференции или бизнес-форума

Одна из основных задач организатора мероприятия обеспечить работоспособность всех заявленных опций. Наш персонал хорошо понимает ответственность, возложенную на организаторов мероприятий. Во время проведения мероприятий, мы вовлечены в проект круглыми сутками, делая все возможное для комфортной работы и отдыха делегатов или гостей конференции.

Качество услуг.

Удачно подобранная повестка дня, подходящая площадка, креативная концепция, яркий брендинг – основа любой профессионально проведенной конференции.
Хорошая оранизация, – это не набор технических компонентов. Речь идёт о тщательно спланированном заказчиками и организаторами впечатлении, эмоциональном и обучающем изложении с использованием современных подходов, вдохновляющих и мотивирующих спикеров.
Идеальное мероприятие сродни музыкальному сборнику, в котором каждая композиция имеет свое звучание, их последовательность имеет важное значение.
Необходимо создать окружение, тон события, чтобы участники и спикеры были заинтересованы друг в друге, создавая таким образом атмосферу сопричастности к общим целям.

Yamaha dealers total test drive.

Дилерская бизнес-конференция в Конаково Ривер Клаб, с привлечением прессы, в ходе которой более 200 участников мероприятия смогли оценить новые возможности модели снегохода Yamaha VK 540.
Событие сопровождалось масштабным тест-драйвом, где приехавшие со всей страны дилеры испытывали старый и конструировали новый Viking.

Почему нас выбирают для проведения бизнес-форумов и конференций